Nya affärsformer ett led i att bli leverantörens förstaval – exempel Ostlänken
När Ostlänken upphandlar sina jätteentreprenader involverar man leverantörerna tidigt i processen för att ta till vara deras erfarenheter och få till ett vasst förfrågningsunderlag. Då blir det bättre affärer för både Trafikverket och leverantörena.
Ostlänken är ett jätteprojekt där totalt 16 mil ny järnväg ska byggas mellan Linköping till strax söder om Södertälje. Det handlar om upphandlingar i storleken om tio miljarder vardera och den totala kostnaden är bedömd till drygt 91 miljarder kronor. Vid kolmårdskogen kommer en av Sveriges längsta tågtunnlar på åtta kilometer att byggas.
Utifrån både ett Trafikverks- och marknadsperspektiv tittade man på vilken den bästa affärsformen skulle vara. Resultatet blev att sträckan delades upp i fyra större sträckor där vissa delar av sträckan handlas upp som stora totalentreprenader. Tanken är att hitta leverantörer som har muskler att klara riktigt stora arbeten och som är väletablerade, både på den svenska och internationella marknaden.
Inför upphandlingen, där de första anbudsinbjudningarna gick ut nu i januari, har man som strategi fört dialog i tidigt skede med leverantörerna. Då har man fått in marknadens kunskap redan när upphandlingsunderlagen formuleras. Det här är ett arbetssätt som passar projekt av alla storlekar.
– Trafikverket behöver förstå vad marknaden behöver för att leverera den bästa anläggningen och leverantörerna behöver lära sig våra behov. Vi behöver mötas för att kunna jobba tillsammans på ett bra sätt, säger Magnus Sjöberg, programchef för Ostlänken.
– Marknadsdialogerna är en bra grund för oss att få fram ett bra förfrågningsunderlag. Idéer utkristalliserar sig och vi får även in andra aspekter. Under tiden dialogerna pågår filar vi på vårt förfrågningsunderlag för att få ett bra sådant. Samtidigt lär vår beställarorganisation sig mycket, kunskap som vi inte har tillgång till själva, förklarar han.
Leverantörerna bjuds in tidigt för dialog
Leverantörer bjuds in till dialogmöten i olika omgångar för att titta på projektets förutsättningar och prata om hur förfrågningsunderlaget bör formuleras. Upphandlingen handlar om helheten, från projektering till projektets slutliga genomförande. Man pratar mycket om mervärden och inte pris.
Vi behöver ta tillvara både vår och marknadens bästa kompetens. Vad tycker olika leverantörer är viktigt och vad kan vi få för tips och råd innan upphandlingsfasen? Här är den tidiga leverantörssamverkan väldigt viktig för att vi ska kunna förstå marknaden men även samtidigt stärka vår egen beställarorganisation, säger Magnus Sjöberg och fortsätter:
– Leverantörerna har så oerhört mycket kunskap som vi behöver ta till vara. Kolmården med sin åtta kilometer långa tunnel är komplex. I dialogerna ställer vi frågan: om ni skulle lägga ett anbud, vad skulle ni då önska?
Prekvalificering krävs
Först går leverantörerna igenom en prekvalificeringsfas där de får ansöka om att få delta i upphandlingen. Då kontrolleras företagens förutsättningar för att klara uppdraget. Trafikverket tittar exempelvis på ekonomiska förutsättningar, har leverantören tillräcklig kompetens med mera. De som kvalificerar sig får sedan ta del av förfrågningsunderlaget. Det innebär också att man minskar riskerna för att leverantörer lägger anbud och sedan inte får uppdraget.
Prismodellen är verifierad självkostnad, entreprenören skaffar de resurser och material som behövs för att kunna genomföra arbetet. Utöver självkostnaden har man kommit överens om ett visst entreprenörsarvode.
Jobba nära leverantörerna i projektet
Ambitionen i Ostlänken är att släppa in marknadens kunskap och innovationskraft. Samtidigt är järnväg ett reglerat område och vi behöver följa och stötta projekten under hela processen. Därför kommer Trafikverket att sitta tillsammans med leverantörerna ute i projekten i gemensamma projektkontor för att hålla igång flytet i projekten.