Implementeringsstöd e-handel

SFTI är ett samverkansarbete för att främja utvecklingen av en effektiv affärsprocess för e-handel mellan offentlig sektor (kommuner, regioner och statliga myndigheter) och leverantörer av varor och tjänster. SFTI informerar om e-handel och rekommenderar standardiserade meddelanden för e-handel, inklusive elektronisk faktura (e-faktura).
Du kan läsa mer om SFTI längst ned på sidan under länkar.

Trafikverket tillämpar integrerad e-handel (EDI) vilket innebär att både kund och leverantör utbyter digitala meddelanden i ett automatiserat flöde. Det digitala informationsutbytet är effektivast om parterna använder standardiserade affärsmeddelanden för t.ex. order och faktura, det vill säga elektroniska format som både köpare och säljare kan anpassa sig till.

Detta implementeringsstöd är dels generell information om hur Trafikverket arbetar med e-handel, dels stöd till ramavtalet om krav ställts avseende katalog eller punchout.

Affärsmeddelanden för varu- och tjänstebeställningar

Leverantörens avtalade sortiment (1) ligger till grund för att beställare på Trafikverket ska kunna skapa en varukorg. Sortimentet kan antingen tillhandahållas som en elektronisk katalog eller som en integrerad webbutik hos leverantören, en så kallad punchout – lösning.

Katalogen visar ramavtalets produkter och tillhandahålls av leverantören via export från eget IT-system, genom att fylla i av Trafikverket tillhandahållen katalogmall i excel (se länk till Trafikverkets leverantörsportal längst ned på sidan under länkar) eller som punchout- lösning. För avrop av tjänster upprättar och administrerar Trafikverket i första hand katalogen själva, i vissa fall kan leverantören behöva fylla i tillhandahållen excel-mall lik katalogmallen i excel som anpassats för varor. 

Efter att varukorg skapats och godkänts i Trafikverkets beställningssystem (1) skapas en elektronisk order (2) för att genomföra avropet och leverantören returnerar därefter en orderbekräftelse (3). Dessa tillsammans utgör avropsavtalet mellan parterna. Leverantören har i orderbekräftelsen möjlighet att informera beställaren om eventuella avvikelser i leveransen. Om avropet avser varor så skickar leverantören en leveransavisering (4) i samband med att leverans sker. Avslutningsvis skickar leverantören en elektronisk faktura som refererar till ordern (5). Vid införande behöver flödena etableras och testköras innan avrop kan göras. För begrepp hänvisar vi i första hand till SFTI. 

Implementeringsstöd

Format och kommunikationssätt som anges nedan under respektive rubrik är information som är aktuell vid starten av upphandlingen och fastställs i samband med implementering av kontraktet. I de fall ett format eller kommunikationssätt upphör att rekommenderas av SFTI har Trafikverket rätt att anvisa ett annat likvärdigt alternativ.

Elektroniska meddelanden så som fakturor ska märkas med obligatoriska uppgifter som med fördel hämtas från ordern.