Systemstöd för åtgärdshantering vid granskning och uppföljning av leverantör

Inom Trafikverket har det en längre tid pågått ett förbättringsuppdrag för att ersätta mallar för granskning och uppföljning i MS Word och Excel med ett systemstöd. Systemstödet Beställarens uppföljningssystem, BUS, har lanserats i etapper internt och nu är det äntligen dags för leverantörerna att få tillgång. Genom ett 90-konto och tilldelad behörighet erhåller leverantören tillgång till systemet och den/de som anges som kontakter i det aktuella gransknings-/uppföljningsärendet kan i BUS ta del av de anmärkningar som finns och bemöta dessa. Trafikverket kan i sin tur kommentera bemötande och göra en ny bedömning i samma system. Detta minskar behovet av att skicka mejl med dokument fram och tillbaka mellan leverantör och beställare samtidigt som det ger ökad spårbarhet.

Förhoppningen är att systemstödet leder till en effektivisering av åtgärdshanteringen, ökad användarvänlighet samt att Trafikverkets bedömningar blir mer likartade. Med ett systemstöd kan data även lagras och aggregeras. Återkommande anmärkningar kan analyseras och orsaker till brister identifieras. I längden kan detta leda till färre anmärkningar och därigenom ett bättre samarbete och en säkrare och mer effektiv verksamhet.  

Krav på användningen av BUS kommer införas i de administrativa föreskrifterna i september, men vi hoppas att leverantörerna ser nyttan med systemet och börjar använda det så snart som möjligt, även i befintliga uppdrag/entreprenader. Just nu pågår testning av systemet där några leverantörer också deltar.