Upphandlingsprocessen genomförs som ett ”Förhandlat förfarande med föregående annonsering”. Det innebär att upphandlingen genomförs i två faser, dels en kvalificeringsfas dels en fas för anbud och eventuell förhandling. Därefter följer kontraktsgenomförande.
Fas 1: Upphandlingen startar genom att Trafikverket annonserar en Ansökningsinbjudan. Leverantörer ansöker i denna fas om att få lämna anbud genom att lämna in en Anbudsansökan och all erfordrad dokumentation för kvalificering.
Fas 2: Kvalificerade leverantörer får ta del av förfrågningsunderlaget och välja att antingen lämna anbud eller att avstå, innan sista anbudsdag (se Illustration – fasindelning). När anbuden har lämnats in gör Trafikverket en anbudsutvärdering vilken kan komma att inkludera förhandling i succesiva steg för förbättringar av anbud. Efter tilldelningsbeslut tecknas kontrakt med leverantörer för genomförande av fas tre.
Fas 3: Innovationsprocessen (kontraktsgenomförandet) är inspirerad av upplägget för Innovationspartnerskap. Kontraktet är indelat i tre etapper (se Illustration – fasindelning). Trafikverket gör en utvärdering av (inkluderat eventuell förhandling) och delbetalning för, utfört arbete vid avslut av etapp ett och två. Om de lösningar som är på väg att tas fram/har tagits fram, inte lever upp till förväntat delmål/resultat kan Trafikverket avbryta kontraktet. Om minimikrav och Trafikverkets behov är uppfyllda vid avslut av etapp två, genomförs etapp tre där Trafikverket köper systemlösning(ar) av en eller flera leverantörer.